Pytania i odpowiedzi

Na stronie logowania kliknij "Utwórz konto". Wypełnij imię, nazwisko, e-mail i hasło. Hasło musi spełniać wszystkie wymagania: minimum 8 znaków, co najmniej jedna wielka litera, jedna mała litera, jedna cyfra i jeden znak specjalny (!@#$%^&*). Po spełnieniu wszystkich wymagań przycisk wysyłania zostanie aktywowany. Po pomyślnej rejestracji zostaniesz przekierowany na stronę logowania.

Na stronie logowania kliknij "Zapomniałeś hasła?". Wpisz swój adres e-mail, a BizHub wyśle Ci link do resetowania hasła. Kliknij link w e-mailu i ustaw nowe hasło.

Kliknij ikonę profilu w prawym górnym rogu. Wybierz "Zmień hasło". Wpisz nowe hasło i potwierdź je.

BizHub posiada aplikacje mobilne dostępne w Google Play Store (Android) i Apple App Store (iOS). Aplikacje mobilne służą do przesyłania i przeglądania dokumentów. Aby korzystać z pełnej funkcjonalności, użyj aplikacji webowej na komputerze/laptopie (minimalna rozdzielczość 1200x600).

Po pierwszym zalogowaniu BizHub wyświetli obowiązkowe okno rejestracji Twojej pierwszej firmy. Tego kroku nie można pominąć. Musisz wypełnić dane firmy (NIP, nazwę, adres), wybrać plan subskrypcji i podać dane płatnicze.

Za każdy dokument ponad miesięczny limit naliczana jest opłata 0,20 EUR. W okresie próbnym nie są naliczane żadne opłaty, jedynie za przekroczenie limitu.

Wpisz NIP i kliknij "Wyszukaj NIP". BizHub wyszuka Twoją firmę w rejestrze handlowym i automatycznie wypełni nazwę, adres, NIP i inne dane. Dane można również wypełnić ręcznie.

BizHub ma 6 głównych zakładek:

1. Zestawienia - Raporty finansowe i wykresy
2. Dokumenty - Kompletne zarządzanie dokumentami
3. Partnerzy biz. - Baza klientów i dostawców
4. Pracownicy - Zarządzanie pracownikami i stanowiskami
5. Przypomnienia - Zaplanowane przypomnienia
6. Ustawienia - Firmy, oddziały, kasy, użytkownicy, kategorie, dzienniki usuniętych danych

Lista filtrów pod nagłówkiem umożliwia filtrowanie danych według:

• Firma - Wybierz firmę, której dane chcesz wyświetlić
• Oddział - Wybierz konkretny oddział lub wszystkie
• Rok - Wybierz rok
• Miesiąc - Wybierz jeden lub więcej miesięcy, lub wszystkie

Wszystkie tabele i raporty aktualizują się automatycznie przy zmianie filtrów.

Kliknij ikonę profilu w prawym górnym rogu. Przełącz przełącznik trybu ciemnego/jasnego.

Kliknij przycisk "+ Dodaj Dokument" w nagłówku i wybierz "Dodaj Fakturę / Paragon / LP / ZL". Otworzy się okno dialogowe do wyboru pliku (PDF, obraz) z Twojego komputera.

Po przesłaniu dokument pojawi się w Dokumenty → Przesłane dokumenty ze statusem "przetwarzanie". Sztuczna inteligencja BizHub automatycznie wyodrębni dane z dokumentu (numer faktury, daty, kwoty, informacje podatkowe, dane dostawcy). Po zakończeniu przetwarzania dokument zostanie przeniesiony do "Dokumenty do zatwierdzenia", gdzie możesz go sprawdzić i zatwierdzić.

Tak! Każdy oddział może mieć własny dedykowany adres e-mail (np. TwojaFirma_Oddzial@mail.cywotech.com). Wystarczy przesłać lub wysłać faktury na ten adres, a zostaną automatycznie przetworzone. E-mail ustawisz w Ustawienia → Moje oddziały.

Tak. Użyj aplikacji mobilnej BizHub (Android lub iOS) do fotografowania lub przesyłania dokumentów bezpośrednio z telefonu. Synchronizują się automatycznie z Twoim kontem BizHub.

BizHub obsługuje pliki PDF i popularne formaty obrazów (JPG, PNG). Pliki PDF są preferowane dla najlepszych wyników ekstrakcji AI. Obsługiwane są również pliki Excel, Word, a do archiwizacji zip. Pliki są ograniczone do 5 MB.

Plików PDF chronionych hasłem nie można przetworzyć sztuczną inteligencją - AI nie jest w stanie odczytać zawartości zablokowanego dokumentu. Takie pliki można jednak przesłać jako załączniki do istniejących dokumentów lub do sekcji Umowy i inne dokumenty w celach archiwizacyjnych. Do przetwarzania AI konieczne jest przesłanie niezabezpieczonego (odblokowanego) pliku PDF.

Jeśli przetwarzanie dokumentu trwa dłużej niż 30 minut, pojawi się przycisk usuwania. Możesz usunąć zablokowany dokument i przesłać go ponownie. Jeśli problem się powtarza, skontaktuj się z pomocą techniczną.

Kliknij "+ Dodaj Dokument" i wybierz "Utwórz Fakturę / Paragon / LP / ZL". Otworzy się edytor dokumentów, w którym samodzielnie wypełnisz wszystkie pola. Dokument trafia bezpośrednio do "Dokumenty do zatwierdzenia" - nie wymaga przetwarzania AI ani zatwierdzenia.

Edytor dokumentów ma dwa panele:

• Panel lewy: Informacje o partnerze biznesowym (nazwa, NIP, adres), informacje o dokumencie (numer, daty), status (typ dokumentu, koszt/przychód, status płatności, zaksięgowanie)
• Panel prawy: Szczegóły finansowe - pozycje faktury z kwotami, stawkami VAT i przypisaniem kategorii

Kliknij "+ Dodaj Dokument" → "Dodaj Wpłatę/Wypłatę z Kasy". Otworzy się formularz wpisu kasowego, w którym wybierzesz kasę, podasz kwotę, kategorię i inne szczegóły.

Kliknij "+ Dodaj Dokument" → "Dodaj Koszt Wynagrodzenia". Wypełnij pracownika, typ wynagrodzenia, sposób płatności, wynagrodzenie brutto/netto, składki i okres (miesiąc/rok).

Kliknij "+ Dodaj Dokument" → "Dodaj Umowę i Inny Dokument". Otworzy się formularz dla umów i innych niestandardowych dokumentów.

Przejdź do Dokumenty → Dokumenty do zatwierdzenia. Ta tabela wyświetla wszystkie dokumenty, które zostały przetworzone przez sztuczną inteligencję lub utworzone ręcznie i oczekują na Twoją kontrolę.

W tabeli "Dokumenty do zatwierdzenia" każdy dokument ma przyciski akcji:

1. Kliknij ikonę Edytuj (ołówek) aby sprawdzić i poprawić dane wyodrębnione przez AI
2. W edytorze zweryfikuj partnera biznesowego, kwoty, daty, stawki VAT i kategorie
3. Kliknij "Zatwierdź" aby zatwierdzić dokument, lub "Zapisz" aby zapisać zmiany bez zatwierdzenia

Dokument zostaje przeniesiony z "Dokumenty do zatwierdzenia" do odpowiedniej tabeli zatwierdzonych dokumentów:

• Faktury kosztowe → Zatwierdzone koszty → Faktury
• Paragony kosztowe → Zatwierdzone koszty → Paragony
• Faktury przychodowe → Zatwierdzone przychody → Faktury
• Listy przewozowe → odpowiednia tabela listów przewozowych

Tak. Kliknij ikonę Usuń (kosz) w wierszu dokumentu. Zostaniesz poproszony o potwierdzenie usunięcia.

Przejdź do odpowiedniej tabeli w Zatwierdzone koszty lub Zatwierdzone przychody. Kliknij ikonę Wyświetl (oko) aby otworzyć dokument z jego PDF-em i wszystkimi szczegółami.

Tak, o ile dokument nie jest zablokowany. Kliknij ikonę Edytuj (ołówek) aby zmienić szczegóły dokumentu. Jeśli dokument jest zablokowany, musisz go najpierw odblokować (wymaga odpowiednich uprawnień).

Tak. Podczas przeglądania zatwierdzonego dokumentu możesz użyć funkcji duplikowania, aby utworzyć kopię z wypełnionymi danymi. Jest to przydatne przy powtarzających się fakturach.

Podział faktury umożliwia rozdzielenie jednej faktury na kilka pozycji z różnymi kwotami, stawkami VAT i kategoriami. Jest to przydatne, gdy jedna faktura obejmuje kilka kategorii kosztów/przychodów. Na przykład, jeśli masz fakturę na 500 EUR, gdzie 300 EUR dotyczy materiałów, a 200 EUR transportu, możesz ją rozdzielić na dwie pozycje i przypisać każdej własną kategorię.

Podczas edycji dokumentu spójrz na prawy panel, gdzie wyświetlone są pozycje faktury. Kliknij przycisk "+" aby dodać kolejne pozycje. Każda pozycja może mieć własną kwotę, stawkę VAT (np. 0%, 10%, 19%, 20%, 23%) i przypisanie kategorii. Suma wszystkich pozycji musi być równa łącznej kwocie faktury.

Podzielone faktury są oznaczone specjalnym typem (np. podzielona faktura, podzielony paragon) i wyświetlane z odrębną ikoną w tabelach dokumentów. Struktura podziału jest zachowana, więc zawsze widzisz zestawienie.

Dokumenty → Kasa wyświetla wszystkie transakcje kasowe - wpłaty i wypłaty z Twoich fizycznych kas rejestrujących. Obejmują transakcje podatkowe i niepodatkowe.

Użyj rozwijanego filtra typu na górze tabeli:

• Koszt (Podatkowy) - Koszty podatkowe
• Koszt (Niepodatkowy) - Koszty niepodatkowe
• Przychód (Podatkowy) - Przychody podatkowe
• Przychód (Niepodatkowy) - Przychody niepodatkowe
• Zarchiwizowane - Zarchiwizowane wpisy

Przejdź do Zestawienia → Stan kas aby wyświetlić aktualny stan wszystkich Twoich kas.

Przejdź do Dokumenty → Koszty wynagrodzeń. Ta tabela wyświetla wszystkie wpisy wynagrodzeń z nazwiskiem pracownika, typem wynagrodzenia, kwotami i sposobem płatności.

Kliknij "+ Dodaj Dokument" → "Dodaj Koszt Wynagrodzenia". Wypełnij:

• Oddział
• Pracownika (z Twojej listy pracowników)
• Typ wynagrodzenia (Wynagrodzenie brutto / Wynagrodzenie netto / itp.)
• Sposób płatności (Przelew lub Gotówka; przy gotówce wybierz kasę)
• Dane finansowe: Całkowity koszt pracy, Wynagrodzenie brutto, Wynagrodzenie netto, Składki
• Okres: Miesiąc i Rok

Przejdź do Dokumenty → Umowy i inne dokumenty. Ta sekcja przechowuje dokumenty, które nie należą do standardowych kategorii faktur/paragonów.

• Umowy
• Inne dokumenty kosztowe (podatkowe i niepodatkowe)
• Inne dokumenty przychodowe (podatkowe i niepodatkowe)
• Wszelkie pomocnicze dokumenty biznesowe

Przejdź do zakładki Partnerzy biz. i kliknij "+ Dodaj Partnera Biz.". Wypełnij typ osoby, NIP, nazwę firmy, numer podatkowy, dane adresowe i informacje kontaktowe.

Tak! Wpisz NIP i kliknij "Wyszukaj NIP". BizHub wyszuka firmę w rejestrze handlowym i automatycznie wypełni nazwę, adres, numer podatkowy i inne dostępne dane.

Tak. Podczas zatwierdzania dokumentu system automatycznie sprawdza, czy partner biznesowy z dokumentu już istnieje w Twojej bazie danych. Jeśli nie istnieje, BizHub automatycznie go utworzy na podstawie danych wyodrębnionych z dokumentu.

Tak. Podczas dodawania partnera zaznacz "Klient bez NIP (zagraniczny)". Pole NIP stanie się nieobowiązkowe.

Przejdź do Pracownicy → Przegląd i kliknij "+ Dodaj Pracownika". Wypełnij dane osobowe (imię, PESEL, e-mail, telefon), ubezpieczalnię zdrowotną, stanowisko i typ umowy.

Przejdź do Pracownicy → Stanowiska. Tutaj możesz tworzyć i zarządzać typami stanowisk przypisywanych pracownikom. Kliknij "+ Dodaj Stanowisko" aby dodać nowe stanowisko z nazwą i opisem.

Kategorie umożliwiają podział kosztów i przychodów dokładnie według Twoich potrzeb. Każdy przedsiębiorca ma inne wymagania dotyczące śledzenia finansów - restauracja musi śledzić żywność, napoje i personel, podczas gdy firma IT śledzi licencje, sprzęt i usługi. W BizHub tworzysz własną strukturę kategorii dopasowaną do Twojej działalności.

Kategorie organizują Twoje przychody i koszty w strukturę hierarchiczną. Wyświetlane są jako drzewo w Ustawienia → Moje kategorie. Każda kategoria może mieć podkategorie.

W drzewie kategorii kliknij przycisk "+" na kategorii nadrzędnej aby dodać podkategorię. Wypełnij nazwę kategorii i zapisz.

Tak. Widoczność kategorii można ustawić dla każdej organizacji/oddziału. Oznacza to, że różne oddziały mogą mieć dostępne różne opcje kategorii.

Przejdź do Ustawienia → Formy płatności aby zarządzać kategoriami typów płatności dokumentów kasowych (np. gotówka, bony żywieniowe itp.). Są one używane przy oznaczaniu wpłat i wypłat z kasy.

Zakładka Zestawienia ma 6 podsekcji:

1. Zestawienie ogólne - Przychody, koszty, zysk/strata, stan kasy, przepływy pieniężne
2. Koszty - kategorie - Rozbicie kosztów według kategorii z wykresami
3. Przychody - kategorie - Rozbicie przychodów według kategorii z wykresami
4. Koszty - Partnerzy biz. - Koszty według dostawców
5. Przychody - Partnerzy biz. - Przychody według klientów
6. Stan kas - Aktualny stan wszystkich kas

Tak. Użyj filtrów Rok i Miesiąc w nagłówku. Możesz wybrać konkretny miesiąc, kilka miesięcy lub wszystkie miesiące za wybrany rok.

Tak. Kliknij przycisk "Eksport" i wybierz "Eksportuj Zestawienie" aby wyeksportować zestawienie jako PDF.

Kliknij przycisk "Eksport" w nagłówku aby wyświetlić dostępne opcje:

• Eksportuj załączniki - Pobranie wybranych załączników dokumentów jako ZIP
• Eksportuj listę - Eksport aktualnej tabeli jako XLSX (Excel)
• Eksportuj wszystko - Eksport wszystkich przefiltrowanych dokumentów

Tak! BizHub obsługuje eksport do głównych systemów księgowych:

• MRP-K/S - Format dla oprogramowania księgowego MRP
• Money S3 - Format dla Money S3
• Pohoda - Format XML dla Pohody
• KROS - Format dla oprogramowania księgowego KROS

Przejdź do Ustawienia → Moje firmy i kliknij "+ Dodaj Firmę". Wypełnij dane firmy, wybierz plan subskrypcji i ustaw płatność. Każda firma ma własny plan i limity dokumentów.

W tabeli firm kliknij ikonę Edytuj. Możesz zaktualizować wszystkie informacje o firmie, w tym nazwę, adres, dane kontaktowe, informacje bankowe (IBAN), logo i podpis.

Tak. W oknie edycji firmy znajdują się pola do przesłania logo firmy (JPG/PNG) i podpisu (JPG/PNG). Mogą być one używane na generowanych dokumentach.

Tak. Podczas dodawania lub edycji firmy zaznacz "Fakturuj na inną firmę" i wypełnij dane firmy do fakturowania.

Oddział reprezentuje fizyczną filię, dział lub jednostkę Twojej firmy. Każda firma może mieć wiele oddziałów.

Przejdź do Ustawienia → Moje oddziały i kliknij "+ Dodaj Oddział". Wybierz firmę i wpisz nazwę oddziału.

Zależy od Twojego planu subskrypcji:

• Podstawowy: maksymalnie 2 oddziały
• Rozszerzony: maksymalnie 10 oddziałów
• Biznes: maksymalnie 15 oddziałów

Kasa reprezentuje fizyczną kasę rejestrującą lub kasę na drobne wydatki. Każda kasa należy do konkretnego oddziału i ma saldo początkowe.

Przejdź do Ustawienia → Moje kasy i kliknij "+ Dodaj Kasę". Wybierz firmę i oddział, wpisz nazwę kasy, opis i saldo początkowe.

Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy i kliknij "+ Dodaj Użytkownika". Wpisz adres e-mail użytkownika i przydziel jedną lub więcej ról.

BizHub ma kilka predefiniowanych ról: Księgowy, Dyrektor, Kierownik oddziału, Zatwierdzający, Rejestrujący - Role z różnymi uprawnieniami. Kliknij przycisk "Opis ról" aby wyświetlić szczegółową macierz RACI.

Podczas dodawania użytkownika użyj tabeli przypisania ról do ustawienia roli, organizacji i typu organizacji (Firma / Oddział / Kasa). Użytkownik może mieć różne role na różnych poziomach organizacyjnych.

Przejdź do Ustawienia → Użytkownicy → "Przyznane mi uprawnienia". Tutaj wyświetlane są wszystkie role i organizacje przypisane do Twojego konta.

Przejdź do Ustawienia → Moje oddziały. Edytuj oddział i kliknij "Poproś o e-mail". BizHub utworzy dedykowany adres e-mail typu NazwaFirmy_NazwaOddzialu@mail.cywotech.com.

Po ustawieniu e-maila wystarczy przesłać faktury na adres e-mail oddziału. BizHub automatycznie pobierze załączniki, prześle je do magazynu, wyśle na przetwarzanie AI, a przetworzone dokumenty pojawią się w "Dokumenty do zatwierdzenia".

Tak! Jeśli temat e-maila zaczyna się od "DOC " lub "DOK " po którym następuje numer (np. "DOC 12345"), BizHub użyje tego numeru jako numeru faktury dla przesłanego dokumentu do folderu Umowy i inne dokumenty.

BizHub nalicza miesięczną opłatę za subskrypcję zgodnie z wybranym planem. Jeśli przekroczysz miesięczny limit dokumentów, każdy dodatkowy dokument kosztuje 0,20 EUR. Fakturowanie odbywa się przez Stripe (karta płatnicza).

Widget wykorzystania dokumentów w nagłówku wyświetla użycie za bieżący miesiąc: ile dokumentów przetworzyłeś vs. limit Twojego planu, ze wskaźnikiem postępu.

Tak. Edytuj firmę w Ustawieniach i wybierz inny plan. Zmiany planu mogą być zaplanowane na następny okres rozliczeniowy.

Każdy dokument, który przechodzi przez system (przesłany, e-mailem lub utworzony ręcznie), dodany jako załącznik do faktury lub innego dokumentu, jest wliczany do Twojego miesięcznego limitu.

Przejdź do zakładki Przypomnienia i kliknij "+ Dodaj Przypomnienie". Ustaw nazwę, adres e-mail do powiadomienia, datę pierwszego powiadomienia i częstotliwość powtarzania.

Tak. Każde przypomnienie ma przełącznik Aktywne/Nieaktywne. Nieaktywne przypomnienia nie wysyłają powiadomień.

Kliknij ikonę lupy w nagłówku. Otworzy się rozszerzony panel wyszukiwania. Wpisz zapytanie, aby znaleźć dokumenty według nazwy klienta, numeru faktury, opisu, nazwy pliku lub kwoty.

Tak. Każda tabela ma pola filtrowania dla każdej kolumny. Wpisz tekst w filtrze na górze dowolnej kolumny, aby filtrować wiersze. Stany filtrów są zachowywane podczas nawigacji między zakładkami.

Zatwierdzone dokumenty można zablokować, aby zapobiec przypadkowym edycjom lub usunięciom. Zablokowanego dokumentu nie można edytować, dopóki nie zostanie odblokowany.

W dowolnej tabeli zatwierdzonych dokumentów kliknij ikonę Kłódki w wierszu dokumentu. Aby odblokować, kliknij tę samą ikonę ponownie. Blokowanie/odblokowywanie wymaga odpowiednich uprawnień.

Tylko użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami (zazwyczaj Właściciele i Księgowi) mogą blokować i odblokowywać dokumenty.

Przejdź do Ustawienia → Dziennik usuniętych rekordów. Ta tabela wyświetla ścieżkę audytu wszystkich usuniętych dokumentów z typem dokumentu, datą usunięcia, kto usunął, oddziałem, klientem, numerem dokumentu i kwotą.

Dziennik usuniętych rekordów jest tylko do odczytu i służy jako ścieżka audytu. Usuniętych dokumentów nie można przywrócić z tego widoku.

Ikona dzwonka w nagłówku wyświetla oczekujące powiadomienia. Żółty dzwonek oznacza brak alertów; czerwony dzwoniący dzwonek oznacza, że masz nieprzeczytane powiadomienia. Kliknij go, aby wyświetlić listę powiadomień.

Tak. Kliknij ikonę dymku czatu w nagłówku, aby otworzyć system wiadomości. Możesz wysyłać i odbierać wiadomości od innych użytkowników i administratorów BizHub.

Tak. Przeciągnij krawędzie kolumn w dowolnej tabeli, aby zmienić ich szerokość. Twoje preferencje szerokości kolumn zostaną zapisane i zachowane między sesjami.

Tak. Kliknij nagłówek dowolnej kolumny, aby posortować. Kliknij ponownie, aby odwrócić kolejność sortowania.

Tak. Tabele z polami wyboru umożliwiają wielokrotne zaznaczanie wierszy. Gdy wiersze są zaznaczone, wyświetlana jest łączna kwota zaznaczonych wierszy.

Tak. Kliknij przycisk "Powiększ" na dowolnej tabeli, aby przełączyć się do widoku pełnoekranowego dla lepszej przejrzystości.