Trouvez les réponses aux questions les plus courantes sur la plateforme BizHub
Sur la page de connexion, cliquez sur "Créer un compte". Remplissez votre nom, prénom, adresse e-mail et mot de passe. Le mot de passe doit respecter toutes les exigences : minimum 8 caractères, au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule, un chiffre et un caractère spécial (!@#$%^&*). Une fois toutes les exigences remplies, le bouton d'envoi s'active. Après une inscription réussie, vous serez redirigé vers la page de connexion.
Sur la page de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublié ?". Saisissez votre adresse e-mail et BizHub vous enverra un lien de réinitialisation du mot de passe. Cliquez sur le lien dans l'e-mail et définissez un nouveau mot de passe.
Cliquez sur l'icône de profil en haut à droite. Sélectionnez "Changer le mot de passe". Saisissez le nouveau mot de passe et confirmez-le.
BizHub dispose d'applications mobiles disponibles sur Google Play Store (Android) et Apple App Store (iOS). Les applications mobiles sont destinées au téléchargement et à la consultation de documents. Pour une fonctionnalité complète, utilisez l'application web sur un ordinateur/portable (résolution minimale 1200x600).
Après la première connexion, BizHub affiche une fenêtre obligatoire pour l'enregistrement de votre première entreprise. Cette étape ne peut pas être ignorée. Vous devez remplir les informations de l'entreprise (numéro d'identification, nom, adresse), choisir un plan d'abonnement et saisir les informations de paiement.
| Plan | Prix | Documents/mois | Établissements max. | Période d'essai |
|---|---|---|---|---|
| Basique | 15 EUR/mois + TVA | 20 | 2 | 1er mois gratuit (100 doc.) |
| Étendu | 35 EUR/mois + TVA | 150 | 10 | 1er mois gratuit (300 doc.) |
| Business | 59 EUR/mois + TVA | 350 | 15 | 1er mois gratuit (500 doc.) |
Chaque document au-delà de la limite mensuelle est facturé 0,20 EUR. Pendant la période d'essai, aucun frais n'est facturé, sauf en cas de dépassement de la limite.
Saisissez le numéro d'identification et cliquez sur "Rechercher le numéro d'identification". BizHub recherchera votre entreprise dans le registre du commerce et remplira automatiquement le nom, l'adresse, le numéro de TVA et d'autres informations. Vous pouvez également remplir les informations manuellement.
BizHub comporte 6 onglets principaux :
La barre de filtres sous l'en-tête permet de filtrer les données par :
Tous les tableaux et rapports se mettent automatiquement à jour lors d'un changement de filtre.
Cliquez sur l'icône de profil en haut à droite. Basculez l'interrupteur du mode sombre/clair.
Cliquez sur le bouton "+ Ajouter un document" dans l'en-tête et choisissez "Ajouter Facture / Ticket / BL / BR". Une boîte de dialogue s'ouvre pour sélectionner un fichier (PDF, image) depuis votre ordinateur.
Après le téléchargement, le document apparaît dans Documents → Documents téléchargés avec le statut "en cours de traitement". L'intelligence artificielle de BizHub extrait automatiquement les données du document (numéro de facture, dates, montants, informations fiscales, données du fournisseur). Une fois le traitement terminé, le document passe dans "Documents à approuver", où vous pouvez le vérifier et l'approuver.
Oui ! Chaque établissement peut avoir sa propre adresse e-mail dédiée (par ex. VotreEntreprise_Etablissement@mail.cywotech.com). Il suffit de transférer ou d'envoyer les factures à cette adresse pour qu'elles soient automatiquement traitées. Configurez l'e-mail dans Paramètres → Mes établissements.
Oui. Utilisez l'application mobile BizHub (Android ou iOS) pour photographier ou télécharger des documents directement depuis votre téléphone. Ils se synchronisent automatiquement avec votre compte BizHub.
BizHub prend en charge les fichiers PDF et les formats d'image courants (JPG, PNG). Les fichiers PDF sont préférés pour de meilleurs résultats d'extraction par l'IA. Les fichiers Excel, Word et les archives zip sont également pris en charge. La taille des fichiers est limitée à 5 Mo.
Les fichiers PDF protégés par un mot de passe ne peuvent pas être traités par l'intelligence artificielle - l'IA ne peut pas lire le contenu d'un document verrouillé. Toutefois, ces fichiers peuvent être téléchargés en tant que pièces jointes à des documents existants ou dans la section Contrats et autres documents à des fins d'archivage. Pour le traitement par l'IA, il est nécessaire de télécharger un PDF non protégé (déverrouillé).
Si le document est en cours de traitement depuis plus de 30 minutes, un bouton de suppression apparaît. Vous pouvez supprimer le document bloqué et le télécharger à nouveau. Si le problème persiste, contactez le support.
Cliquez sur "+ Ajouter un document" et choisissez "Créer Facture / Ticket / BL / BR". L'éditeur de documents s'ouvre et vous remplissez tous les champs vous-même. Le document va directement dans "Documents à approuver" - aucun traitement par l'IA ni approbation n'est nécessaire.
L'éditeur de documents comporte deux panneaux :
Cliquez sur "+ Ajouter un document" → "Ajouter Dépôt/Retrait de caisse". Un formulaire d'écriture de caisse s'ouvre, où vous sélectionnez la caisse, saisissez le montant, la catégorie et d'autres détails.
Cliquez sur "+ Ajouter un document" → "Ajouter une charge salariale". Remplissez l'employé, le type de salaire, le mode de paiement, le salaire brut/net, les cotisations et la période (mois/année).
Cliquez sur "+ Ajouter un document" → "Ajouter Contrat et autre document". Un formulaire pour les contrats et autres documents non standard s'ouvre.
Accédez à Documents → Documents à approuver. Ce tableau affiche tous les documents qui ont été traités par l'intelligence artificielle ou créés manuellement et qui attendent votre vérification.
Dans le tableau "Documents à approuver", chaque document dispose de boutons d'action :
Le document passe de "Documents à approuver" au tableau correspondant des documents approuvés :
Oui. Cliquez sur l'icône Supprimer (corbeille) sur la ligne du document. Vous serez invité à confirmer la suppression.
Accédez au tableau correspondant dans Charges approuvées ou Produits approuvés. Cliquez sur l'icône Afficher (oeil) pour ouvrir le document avec son PDF et tous ses détails.
Oui, à condition que le document ne soit pas verrouillé. Cliquez sur l'icône Modifier (crayon) pour changer les détails du document. Si le document est verrouillé, vous devez d'abord le déverrouiller (l'autorisation correspondante est requise).
Oui. Lors de l'affichage d'un document approuvé, vous pouvez utiliser la fonction de duplication pour créer une copie avec les données pré-remplies. Ceci est utile pour les factures récurrentes.
La division de facture permet de diviser une facture en plusieurs lignes avec des montants, des taux de TVA et des catégories différents. Ceci est utile lorsqu'une facture couvre plusieurs catégories de charges/produits. Par exemple, si vous avez une facture de 500 EUR, dont 300 EUR pour des matériaux et 200 EUR pour le transport, vous pouvez la diviser en deux lignes et attribuer à chacune sa propre catégorie.
Lors de la modification du document, regardez le panneau droit où les lignes de facture sont affichées. Cliquez sur le bouton "+" pour ajouter des lignes supplémentaires. Chaque ligne peut avoir son propre montant, taux de TVA (par ex. 0 %, 10 %, 19 %, 20 %, 23 %) et affectation de catégorie. La somme de toutes les lignes doit être égale au montant total de la facture.
Les factures divisées sont marquées d'un type spécial (par ex. facture divisée, ticket divisé) et affichées avec une icône différente dans les tableaux de documents. La structure de la division est conservée, de sorte que vous voyez toujours le détail.
Documents → Caisse affiche toutes les transactions de caisse - dépôts et retraits de vos caisses enregistreuses physiques. Cela inclut les transactions fiscales et non fiscales.
Utilisez le filtre déroulant de type en haut du tableau :
Accédez à Rapports → État des caisses pour afficher le solde actuel de toutes vos caisses.
Accédez à Documents → Charges salariales. Ce tableau affiche tous les enregistrements salariaux avec le nom de l'employé, le type de salaire, les montants et le mode de paiement.
Cliquez sur "+ Ajouter un document" → "Ajouter une charge salariale". Remplissez :
Accédez à Documents → Contrats et autres documents. Cette section stocke les documents qui ne rentrent pas dans les catégories standard de factures/tickets.
Accédez à l'onglet Partenaires et cliquez sur "+ Ajouter un partenaire". Remplissez le type de personne, le numéro d'identification, le nom de l'entreprise, le numéro de TVA, le numéro de TVA intracommunautaire, les informations d'adresse et les coordonnées.
Oui ! Saisissez le numéro d'identification et cliquez sur "Rechercher le numéro d'identification". BizHub recherchera l'entreprise dans le registre du commerce et remplira automatiquement le nom, l'adresse, le numéro de TVA et d'autres informations disponibles.
Oui. Lors de l'approbation d'un document, le système vérifie automatiquement si le partenaire commercial du document existe déjà dans votre base de données. S'il n'existe pas, BizHub le crée automatiquement à partir des données extraites du document.
Oui. Lors de l'ajout d'un partenaire, cochez "Client sans numéro d'identification (étranger)". Le champ du numéro d'identification devient facultatif.
Accédez à Employés → Vue d'ensemble et cliquez sur "+ Ajouter un employé". Remplissez les informations personnelles (nom, numéro d'identification personnel, e-mail, téléphone), la caisse d'assurance maladie, le poste et le type de contrat.
Accédez à Employés → Postes. Ici, vous pouvez créer et gérer les types de postes qui sont attribués aux employés. Cliquez sur "+ Ajouter un poste" pour ajouter un nouveau poste avec un nom et une description.
Les catégories vous permettent de répartir vos charges et produits précisément selon vos besoins. Chaque entrepreneur a des exigences différentes en matière de suivi financier - un restaurant doit suivre les aliments, les boissons et le personnel, tandis qu'une entreprise informatique suit les licences, le matériel et les services. Dans BizHub, vous créez votre propre structure de catégories adaptée à votre activité.
Les catégories organisent vos produits et charges dans une structure hiérarchique. Elles s'affichent sous forme d'arborescence dans Paramètres → Mes catégories. Chaque catégorie peut avoir des sous-catégories.
Dans l'arborescence des catégories, cliquez sur le bouton "+" de la catégorie parente pour ajouter une sous-catégorie. Remplissez le nom de la catégorie et enregistrez.
Oui. La visibilité des catégories peut être configurée pour chaque organisation/établissement. Cela signifie que différents établissements peuvent avoir différentes options de catégories disponibles.
Accédez à Paramètres → Modes de paiement pour gérer les catégories de types de paiement des documents de caisse (par ex. espèces, tickets restaurant, etc.). Ceux-ci sont utilisés pour identifier les dépôts et retraits de caisse.
L'onglet Rapports comporte 6 sous-sections :
Oui. Utilisez les filtres Année et Mois dans l'en-tête. Vous pouvez choisir un mois spécifique, plusieurs mois ou tous les mois pour l'année sélectionnée.
Oui. Cliquez sur le bouton "Exporter" et choisissez "Exporter le rapport" pour exporter le rapport au format PDF.
Cliquez sur le bouton "Exporter" dans l'en-tête pour afficher les options disponibles :
Oui ! BizHub prend en charge l'export vers les principaux systèmes comptables :
Accédez à Paramètres → Mes entreprises et cliquez sur "+ Ajouter une entreprise". Remplissez les informations de l'entreprise, choisissez un plan d'abonnement et configurez le paiement. Chaque entreprise a son propre plan et ses propres limites de documents.
Dans le tableau des entreprises, cliquez sur l'icône Modifier. Vous pouvez mettre à jour toutes les informations de l'entreprise, y compris le nom, l'adresse, les coordonnées, les informations bancaires (IBAN), le logo et la signature.
Oui. Dans la fenêtre de modification de l'entreprise, il y a des champs pour télécharger le logo de l'entreprise (JPG/PNG) et la signature (JPG/PNG). Ceux-ci peuvent être utilisés sur les documents générés.
Oui. Lors de l'ajout ou de la modification d'une entreprise, cochez "Facturer à une autre entreprise" et remplissez les informations de l'entreprise de facturation.
Un établissement représente une succursale physique, un département ou une division de votre entreprise. Chaque entreprise peut avoir plusieurs établissements.
Accédez à Paramètres → Mes établissements et cliquez sur "+ Ajouter un établissement". Sélectionnez l'entreprise et saisissez le nom de l'établissement.
Cela dépend de votre plan d'abonnement :
Une caisse représente une caisse enregistreuse physique ou une caisse pour les petites dépenses. Chaque caisse appartient à un établissement spécifique et possède un solde initial.
Accédez à Paramètres → Mes caisses et cliquez sur "+ Ajouter une caisse". Sélectionnez l'entreprise et l'établissement, saisissez le nom de la caisse, la description et le solde initial.
Accédez à Paramètres → Utilisateurs et cliquez sur "+ Ajouter un utilisateur". Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur et attribuez-lui un ou plusieurs rôles.
BizHub dispose de plusieurs rôles prédéfinis : Comptable, Directeur, Responsable d'établissement, Approbateur, Enregistreur - Rôles avec différentes autorisations. Cliquez sur le bouton "Description des rôles" pour afficher la matrice RACI détaillée.
Lors de l'ajout d'un utilisateur, utilisez le tableau d'attribution des rôles pour définir le rôle, l'organisation et le type d'organisation (Entreprise / Établissement / Caisse). Un utilisateur peut avoir différents rôles à différents niveaux organisationnels.
Accédez à Paramètres → Utilisateurs → "Droits qui me sont attribués". Ici s'affichent tous les rôles et organisations attribués à votre compte.
Accédez à Paramètres → Mes établissements. Modifiez l'établissement et cliquez sur "Demander un e-mail". BizHub créera une adresse e-mail dédiée du type NomEntreprise_NomEtablissement@mail.cywotech.com.
Une fois l'e-mail configuré, il suffit de transférer les factures à l'adresse e-mail de l'établissement. BizHub téléchargera automatiquement les pièces jointes, les enverra pour traitement par l'IA et les documents traités apparaîtront dans "Documents à approuver".
Oui ! Si l'objet de l'e-mail commence par "DOC " ou "DOK " suivi d'un numéro (par ex. "DOC 12345"), BizHub utilisera ce numéro comme numéro de facture pour le document téléchargé dans le dossier Contrats et autres documents.
BizHub facture un abonnement mensuel selon le plan choisi. Si vous dépassez la limite mensuelle de documents, chaque document supplémentaire coûte 0,20 EUR. La facturation est effectuée via Stripe (carte de paiement).
Le widget d'utilisation des documents dans l'en-tête affiche l'utilisation du mois en cours : combien de documents vous avez traités par rapport à la limite de votre plan, avec un indicateur de progression.
Oui. Modifiez l'entreprise dans les Paramètres et choisissez un autre plan. Les changements de plan peuvent être planifiés pour la prochaine période de facturation.
Chaque document qui passe par le système (téléchargé, reçu par e-mail ou créé manuellement), ajouté en tant que pièce jointe à une facture ou un autre document, est comptabilisé dans votre limite mensuelle.
Accédez à l'onglet Rappels et cliquez sur "+ Ajouter un rappel". Définissez le nom, l'adresse e-mail pour la notification, la date de la première notification et la fréquence de répétition.
Oui. Chaque rappel dispose d'un interrupteur Actif/Inactif. Les rappels inactifs n'envoient pas de notifications.
Cliquez sur l'icône de loupe dans l'en-tête. Un panneau de recherche avancée s'ouvre. Saisissez votre requête pour trouver des documents par nom de client, numéro de facture, description, nom de fichier ou montant.
Oui. Chaque tableau dispose de champs de filtre pour chaque colonne. Saisissez du texte dans le filtre en haut de n'importe quelle colonne pour filtrer les lignes. Les états des filtres sont conservés lors de la navigation entre les onglets.
Les documents approuvés peuvent être verrouillés pour empêcher les modifications ou suppressions accidentelles. Un document verrouillé ne peut pas être modifié tant qu'il n'est pas déverrouillé.
Dans n'importe quel tableau de documents approuvés, cliquez sur l'icône Cadenas sur la ligne du document. Pour déverrouiller, cliquez à nouveau sur la même icône. Le verrouillage/déverrouillage nécessite l'autorisation correspondante.
Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation correspondante (généralement les Propriétaires et les Comptables) peuvent verrouiller et déverrouiller les documents.
Accédez à Paramètres → Journal des enregistrements supprimés. Ce tableau affiche la piste d'audit de tous les documents supprimés avec le type de document, la date de suppression, l'auteur de la suppression, l'établissement, le client, le numéro de document et le montant.
Le journal des enregistrements supprimés est en lecture seule et sert de piste d'audit. Les documents supprimés ne peuvent pas être restaurés depuis cet affichage.
L'icône de cloche dans l'en-tête affiche les notifications en attente. Une cloche jaune signifie aucune alerte ; une cloche rouge qui sonne signifie que vous avez des notifications non lues. Cliquez dessus pour afficher la liste des notifications.
Oui. Cliquez sur l'icône de bulle de discussion dans l'en-tête pour ouvrir le système de messagerie. Vous pouvez envoyer et recevoir des messages d'autres utilisateurs et administrateurs BizHub.
Oui. Faites glisser les bords des colonnes dans n'importe quel tableau pour les redimensionner. Vos préférences de largeur de colonnes sont enregistrées et conservées entre les sessions.
Oui. Cliquez sur l'en-tête de n'importe quelle colonne pour trier. Cliquez à nouveau pour inverser l'ordre de tri.
Oui. Les tableaux avec des cases à cocher permettent la sélection multiple de lignes. Lorsque des lignes sont sélectionnées, le montant total des lignes sélectionnées s'affiche.
Oui. Cliquez sur le bouton "Agrandir" sur n'importe quel tableau pour basculer en affichage plein écran pour une meilleure lisibilité.