Finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zur BizHub-Plattform
Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf "Konto erstellen". Geben Sie Vorname, Nachname, E-Mail und Passwort ein. Das Passwort muss alle Anforderungen erfüllen: mindestens 8 Zeichen, mindestens ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Ziffer und ein Sonderzeichen (!@#$%^&*). Sobald alle Anforderungen erfüllt sind, wird die Schaltfläche zum Absenden aktiviert. Nach erfolgreicher Registrierung werden Sie zur Anmeldeseite weitergeleitet.
Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf "Passwort vergessen?". Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und BizHub sendet Ihnen einen Link zum Zurücksetzen des Passworts. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail und legen Sie ein neues Passwort fest.
Klicken Sie auf das Profilsymbol in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie "Passwort ändern". Geben Sie ein neues Passwort ein und bestätigen Sie es.
BizHub verfügt über mobile Apps, die im Google Play Store (Android) und Apple App Store (iOS) erhältlich sind. Die mobilen Apps sind zum Hochladen und Anzeigen von Dokumenten gedacht. Für die volle Funktionalität verwenden Sie die Webanwendung auf einem Computer/Laptop (Mindestauflösung 1200x600).
Nach der ersten Anmeldung zeigt Ihnen BizHub ein Pflichtfenster zur Registrierung Ihrer ersten Firma an. Dieser Schritt kann nicht übersprungen werden. Sie müssen die Firmendaten (Handelsregisternummer, Name, Adresse) ausfüllen, einen Abonnementplan wählen und Zahlungsdaten eingeben.
| Plan | Preis | Dokumente/Monat | Max. Filialen | Testphase |
|---|---|---|---|---|
| Basis | 15 EUR/Monat + MwSt. | 20 | 2 | 1. Monat kostenlos (100 Dok.) |
| Erweitert | 35 EUR/Monat + MwSt. | 150 | 10 | 1. Monat kostenlos (300 Dok.) |
| Business | 59 EUR/Monat + MwSt. | 350 | 15 | 1. Monat kostenlos (500 Dok.) |
Für jedes Dokument über dem monatlichen Limit werden 0,20 EUR berechnet. Während der Testphase fallen keine Gebühren an, nur bei Überschreitung des Limits.
Geben Sie die Handelsregisternummer ein und klicken Sie auf "Registernummer suchen". BizHub sucht Ihre Firma im slowakischen Handelsregister und füllt automatisch Name, Adresse, Steuer-ID und weitere Daten aus. Die Daten können auch manuell eingegeben werden.
BizHub hat 6 Hauptregisterkarten:
Die Filterleiste unter der Kopfzeile ermöglicht das Filtern der Daten nach:
Alle Tabellen und Berichte werden bei Filteränderungen automatisch aktualisiert.
Klicken Sie auf das Profilsymbol in der oberen rechten Ecke. Schalten Sie den Umschalter für den dunklen/hellen Modus um.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Dokument hinzufügen" in der Kopfzeile und wählen Sie "Rechnung / Beleg / LS / ZL hinzufügen". Es öffnet sich ein Dialog zur Dateiauswahl (PDF, Bild) von Ihrem Computer.
Nach dem Hochladen wird das Dokument unter Dokumente → Hochgeladene Dokumente mit dem Status "wird verarbeitet" angezeigt. Die künstliche Intelligenz von BizHub extrahiert automatisch Daten aus dem Dokument (Rechnungsnummer, Daten, Beträge, Steuerinformationen, Lieferantendaten). Nach Abschluss der Verarbeitung wird das Dokument in "Dokumente zur Genehmigung" verschoben, wo Sie es überprüfen und genehmigen können.
Ja! Jede Filiale kann eine eigene dedizierte E-Mail-Adresse haben (z.B. IhreFirma_Filiale@mail.cywotech.com). Leiten Sie Rechnungen einfach an diese Adresse weiter und sie werden automatisch verarbeitet. Die E-Mail richten Sie unter Einstellungen → Meine Filialen ein.
Ja. Verwenden Sie die mobile BizHub-App (Android oder iOS) zum Fotografieren oder Hochladen von Dokumenten direkt vom Handy. Sie werden automatisch mit Ihrem BizHub-Konto synchronisiert.
BizHub unterstützt PDF-Dateien und gängige Bildformate (JPG, PNG). PDF-Dateien werden für die besten KI-Extraktionsergebnisse bevorzugt. Auch Excel-, Word- und zur Archivierung ZIP-Dateien werden unterstützt. Die Dateigröße ist auf 5 MB begrenzt.
Passwortgeschützte PDF-Dateien können nicht durch künstliche Intelligenz verarbeitet werden - die KI kann den Inhalt eines gesperrten Dokuments nicht lesen. Solche Dateien können jedoch als Anhänge zu bestehenden Dokumenten hochgeladen oder im Bereich Verträge und andere Dokumente zur Archivierung gespeichert werden. Für die KI-Verarbeitung muss eine ungeschützte (entsperrte) PDF hochgeladen werden.
Wenn die Verarbeitung eines Dokuments länger als 30 Minuten dauert, erscheint eine Schaltfläche zum Löschen. Sie können das festsitzende Dokument löschen und erneut hochladen. Falls das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support.
Klicken Sie auf "+ Dokument hinzufügen" und wählen Sie "Rechnung / Beleg / LS / ZL erstellen". Es öffnet sich der Dokumenteneditor, in dem Sie alle Felder selbst ausfüllen. Das Dokument geht direkt in "Dokumente zur Genehmigung" - keine KI-Verarbeitung oder Genehmigung erforderlich.
Der Dokumenteneditor hat zwei Bereiche:
Klicken Sie auf "+ Dokument hinzufügen" → "Einzahlung/Auszahlung aus Kasse hinzufügen". Es öffnet sich ein Formular für den Kasseneintrag, in dem Sie die Kasse auswählen, den Betrag, die Kategorie und weitere Details eingeben.
Klicken Sie auf "+ Dokument hinzufügen" → "Gehaltskosten hinzufügen". Füllen Sie Mitarbeiter, Gehaltsart, Zahlungsweise, Brutto-/Nettogehalt, Abgaben und Zeitraum (Monat/Jahr) aus.
Klicken Sie auf "+ Dokument hinzufügen" → "Vertrag und anderes Dokument hinzufügen". Es öffnet sich ein Formular für Verträge und andere nicht-standardmäßige Dokumente.
Gehen Sie zu Dokumente → Dokumente zur Genehmigung. Diese Tabelle zeigt alle Dokumente, die durch künstliche Intelligenz verarbeitet oder manuell erstellt wurden und auf Ihre Überprüfung warten.
In der Tabelle "Dokumente zur Genehmigung" hat jedes Dokument Aktionsschaltflächen:
Das Dokument wird von "Dokumente zur Genehmigung" in die entsprechende Tabelle der genehmigten Dokumente verschoben:
Ja. Klicken Sie auf das Symbol Löschen (Papierkorb) in der Dokumentzeile. Sie werden zur Bestätigung der Löschung aufgefordert.
Gehen Sie zur entsprechenden Tabelle unter Genehmigte Aufwendungen oder Genehmigte Erträge. Klicken Sie auf das Symbol Anzeigen (Auge), um das Dokument mit seinem PDF und allen Details zu öffnen.
Ja, sofern das Dokument nicht gesperrt ist. Klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (Stift), um die Dokumentdetails zu ändern. Wenn das Dokument gesperrt ist, müssen Sie es zunächst entsperren (entsprechende Berechtigung erforderlich).
Ja. Bei der Anzeige eines genehmigten Dokuments können Sie die Duplizierfunktion verwenden, um eine Kopie mit vorausgefüllten Daten zu erstellen. Dies ist nützlich bei wiederkehrenden Rechnungen.
Die Rechnungsaufteilung ermöglicht es, eine Rechnung in mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Beträgen, MwSt.-Sätzen und Kategorien aufzuteilen. Dies ist nützlich, wenn eine Rechnung mehrere Aufwands-/Ertragskategorien abdeckt. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung über 500 EUR haben, wovon 300 EUR für Material und 200 EUR für Transport sind, können Sie sie in zwei Zeilen aufteilen und jeder eine eigene Kategorie zuweisen.
Schauen Sie bei der Dokumentbearbeitung auf den rechten Bereich, wo die Rechnungszeilen angezeigt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+", um weitere Zeilen hinzuzufügen. Jede Zeile kann einen eigenen Betrag, MwSt.-Satz (z.B. 0%, 10%, 19%, 20%, 23%) und eine eigene Kategoriezuordnung haben. Die Summe aller Zeilen muss dem Gesamtbetrag der Rechnung entsprechen.
Aufgeteilte Rechnungen werden mit einem speziellen Typ gekennzeichnet (z.B. aufgeteilte Rechnung, aufgeteilter Beleg) und mit einem anderen Symbol in den Dokumententabellen angezeigt. Die Aufteilungsstruktur bleibt erhalten, sodass Sie immer die Aufschlüsselung sehen können.
Dokumente → Kasse zeigt alle Kassentransaktionen an - Einzahlungen und Auszahlungen aus Ihren physischen Registrierkassen. Es umfasst sowohl steuerliche als auch nicht-steuerliche Transaktionen.
Verwenden Sie den Dropdown-Typfilter am oberen Rand der Tabelle:
Gehen Sie zu Übersichten → Kassenbestand, um den aktuellen Bestand aller Ihrer Kassen anzuzeigen.
Gehen Sie zu Dokumente → Gehaltskosten. Diese Tabelle zeigt alle Gehaltseinträge mit Mitarbeitername, Gehaltsart, Beträgen und Zahlungsweise an.
Klicken Sie auf "+ Dokument hinzufügen" → "Gehaltskosten hinzufügen". Füllen Sie aus:
Gehen Sie zu Dokumente → Verträge und andere Dokumente. Dieser Bereich speichert Dokumente, die nicht in die Standardkategorien von Rechnungen/Belegen fallen.
Gehen Sie zur Registerkarte Geschäftspartner und klicken Sie auf "+ Geschäftspartner hinzufügen". Füllen Sie Personentyp, Handelsregisternummer, Firmenname, Steuer-ID, USt-IdNr., Adressdaten und Kontaktinformationen aus.
Ja! Geben Sie die Handelsregisternummer ein und klicken Sie auf "Registernummer suchen". BizHub sucht die Firma im slowakischen Handelsregister und füllt automatisch Name, Adresse, Steuer-ID und weitere verfügbare Daten aus.
Ja. Bei der Genehmigung eines Dokuments prüft das System automatisch, ob der Geschäftspartner aus dem Dokument bereits in Ihrer Datenbank existiert. Falls nicht, erstellt BizHub ihn automatisch auf Basis der aus dem Dokument extrahierten Daten.
Ja. Beim Hinzufügen eines Partners aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Kunde ohne Handelsregisternummer (ausländisch)". Das Feld für die Handelsregisternummer wird dann optional.
Gehen Sie zu Mitarbeiter → Übersicht und klicken Sie auf "+ Mitarbeiter hinzufügen". Füllen Sie persönliche Daten (Name, Personalnummer, E-Mail, Telefon), Krankenversicherung, Arbeitsposition und Vertragstyp aus.
Gehen Sie zu Mitarbeiter → Arbeitspositionen. Hier können Sie Positionstypen erstellen und verwalten, die den Mitarbeitern zugewiesen werden. Klicken Sie auf "+ Position hinzufügen", um eine neue Position mit Name und Beschreibung hinzuzufügen.
Kategorien ermöglichen es Ihnen, Aufwendungen und Erträge genau nach Ihren Bedürfnissen aufzuteilen. Jeder Unternehmer hat unterschiedliche Anforderungen an die Finanzverfolgung - ein Restaurant muss Lebensmittel, Getränke und Personal verfolgen, während ein IT-Unternehmen Lizenzen, Hardware und Dienstleistungen verfolgt. In BizHub erstellen Sie eine eigene Kategoriestruktur, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
Kategorien organisieren Ihre Erträge und Aufwendungen in einer hierarchischen Struktur. Sie werden als Baumstruktur unter Einstellungen → Meine Kategorien angezeigt. Jede Kategorie kann Unterkategorien haben.
Klicken Sie im Kategoriebaum auf die Schaltfläche "+" bei der übergeordneten Kategorie, um eine Unterkategorie hinzuzufügen. Geben Sie den Kategorienamen ein und speichern Sie.
Ja. Die Sichtbarkeit von Kategorien kann für jede Organisation/Filiale eingestellt werden. Das bedeutet, dass verschiedene Filialen unterschiedliche Kategorieoptionen zur Verfügung haben können.
Gehen Sie zu Einstellungen → Zahlungsarten, um Kategorien von Zahlungstypen für Kassenbelege zu verwalten (z.B. Bargeld, Essensgutscheine usw.). Diese werden beim Kennzeichnen von Kasseneinzahlungen und -auszahlungen verwendet.
Die Registerkarte Übersichten hat 6 Unterbereiche:
Ja. Verwenden Sie die Filter Jahr und Monat in der Kopfzeile. Sie können einen bestimmten Monat, mehrere Monate oder alle Monate des gewählten Jahres auswählen.
Ja. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Export" und wählen Sie "Übersicht exportieren", um die Übersicht als PDF zu exportieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Export" in der Kopfzeile, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen:
Ja! BizHub unterstützt den Export in die wichtigsten slowakischen Buchhaltungssysteme:
Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Firmen und klicken Sie auf "+ Firma hinzufügen". Füllen Sie die Firmendaten aus, wählen Sie einen Abonnementplan und richten Sie die Zahlung ein. Jede Firma hat einen eigenen Plan und eigene Dokumentenlimits.
Klicken Sie in der Firmentabelle auf das Symbol Bearbeiten. Sie können alle Firmeninformationen aktualisieren, einschließlich Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankdaten (IBAN), Logo und Unterschrift.
Ja. Im Bearbeitungsfenster der Firma gibt es Felder zum Hochladen des Firmenlogos (JPG/PNG) und der Unterschrift (JPG/PNG). Diese können auf generierten Dokumenten verwendet werden.
Ja. Beim Hinzufügen oder Bearbeiten einer Firma aktivieren Sie "Auf andere Firma fakturieren" und füllen Sie die Daten der Rechnungsfirma aus.
Eine Filiale stellt eine physische Niederlassung, Abteilung oder Division Ihrer Firma dar. Jede Firma kann mehrere Filialen haben.
Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Filialen und klicken Sie auf "+ Filiale hinzufügen". Wählen Sie die Firma und geben Sie den Filialnamen ein.
Das hängt von Ihrem Abonnementplan ab:
Eine Kasse stellt eine physische Registrierkasse oder eine Portokasse für Kleinausgaben dar. Jede Kasse gehört zu einer bestimmten Filiale und hat einen Anfangsbestand.
Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Kassen und klicken Sie auf "+ Kasse hinzufügen". Wählen Sie Firma und Filiale, geben Sie den Kassennamen, die Beschreibung und den Anfangsbestand ein.
Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer und klicken Sie auf "+ Benutzer hinzufügen". Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und weisen Sie eine oder mehrere Rollen zu.
BizHub verfügt über mehrere vordefinierte Rollen: Buchhalter, Geschäftsführer, Filialleiter, Genehmiger, Registrator - Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Rollenbeschreibung", um die detaillierte RACI-Matrix anzuzeigen.
Beim Hinzufügen eines Benutzers verwenden Sie die Rollenzuweisungstabelle, um Rolle, Organisation und Organisationstyp (Firma / Filiale / Kasse) festzulegen. Ein Benutzer kann verschiedene Rollen auf verschiedenen Organisationsebenen haben.
Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzer → "Mir zugewiesene Rechte". Hier werden alle Rollen und Organisationen angezeigt, die Ihrem Konto zugewiesen sind.
Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Filialen. Bearbeiten Sie die Filiale und klicken Sie auf "E-Mail anfordern". BizHub erstellt eine dedizierte E-Mail-Adresse im Format Firmenname_Filialname@mail.cywotech.com.
Nach der E-Mail-Einrichtung leiten Sie Rechnungen einfach an die E-Mail-Adresse der Filiale weiter. BizHub lädt automatisch die Anhänge herunter, speichert sie, sendet sie zur KI-Verarbeitung und die verarbeiteten Dokumente erscheinen unter "Dokumente zur Genehmigung".
Ja! Wenn der E-Mail-Betreff mit "DOC " oder "DOK " gefolgt von einer Nummer beginnt (z.B. "DOC 12345"), verwendet BizHub diese Nummer als Dokumentennummer für das hochgeladene Dokument im Ordner Verträge und andere Dokumente.
BizHub berechnet eine monatliche Abonnementgebühr gemäß dem gewählten Plan. Wenn Sie das monatliche Dokumentenlimit überschreiten, kostet jedes weitere Dokument 0,20 EUR. Die Abrechnung erfolgt über Stripe (Kreditkarte).
Das Widget zur Dokumentennutzung in der Kopfzeile zeigt die Nutzung des aktuellen Monats an: wie viele Dokumente Sie verarbeitet haben im Vergleich zum Limit Ihres Plans, mit einem Fortschrittsbalken.
Ja. Bearbeiten Sie die Firma in den Einstellungen und wählen Sie einen anderen Plan. Planänderungen können für den nächsten Abrechnungszeitraum geplant werden.
Jedes Dokument, das das System durchläuft (hochgeladen, per E-Mail oder manuell erstellt), als Anhang zu einer Rechnung oder einem anderen Dokument hinzugefügt, wird auf Ihr monatliches Limit angerechnet.
Gehen Sie zur Registerkarte Erinnerungen und klicken Sie auf "+ Erinnerung hinzufügen". Legen Sie den Namen, die E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung, das Datum der ersten Benachrichtigung und die Wiederholungshäufigkeit fest.
Ja. Jede Erinnerung hat einen Schalter Aktiv/Inaktiv. Inaktive Erinnerungen senden keine Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf das Lupensymbol in der Kopfzeile. Es öffnet sich ein erweitertes Suchfeld. Geben Sie eine Suchanfrage ein, um Dokumente nach Kundenname, Rechnungsnummer, Beschreibung, Dateiname oder Betrag zu finden.
Ja. Jede Tabelle hat Filterfelder für jede Spalte. Geben Sie Text in den Filter am oberen Rand einer beliebigen Spalte ein, um die Zeilen zu filtern. Die Filterzustände bleiben beim Navigieren zwischen den Registerkarten erhalten.
Genehmigte Dokumente können gesperrt werden, um versehentliche Bearbeitungen oder Löschungen zu verhindern. Ein gesperrtes Dokument kann nicht bearbeitet werden, bis es entsperrt wird.
Klicken Sie in einer beliebigen Tabelle genehmigter Dokumente auf das Schlosssymbol in der Dokumentzeile. Zum Entsperren klicken Sie erneut auf dasselbe Symbol. Das Sperren/Entsperren erfordert die entsprechende Berechtigung.
Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung (typischerweise Inhaber und Buchhalter) können Dokumente sperren und entsperren.
Gehen Sie zu Einstellungen → Protokoll gelöschter Einträge. Diese Tabelle zeigt den Prüfpfad aller gelöschten Dokumente mit Dokumenttyp, Löschdatum, wer gelöscht hat, Filiale, Kunde, Dokumentennummer und Betrag.
Das Protokoll gelöschter Einträge ist schreibgeschützt und dient als Prüfpfad. Gelöschte Dokumente können aus dieser Ansicht nicht wiederhergestellt werden.
Das Glockensymbol in der Kopfzeile zeigt ausstehende Benachrichtigungen an. Eine gelbe Glocke bedeutet keine Meldungen; eine rote klingelnde Glocke bedeutet, dass Sie ungelesene Benachrichtigungen haben. Klicken Sie darauf, um die Liste der Benachrichtigungen anzuzeigen.
Ja. Klicken Sie auf das Chat-Blasensymbol in der Kopfzeile, um das Nachrichtensystem zu öffnen. Sie können Nachrichten an andere Benutzer und BizHub-Administratoren senden und empfangen.
Ja. Ziehen Sie die Spaltenränder in einer beliebigen Tabelle, um die Breite zu ändern. Ihre Spaltenbreiteneinstellungen werden gespeichert und zwischen den Sitzungen beibehalten.
Ja. Klicken Sie auf die Kopfzeile einer beliebigen Spalte zum Sortieren. Klicken Sie erneut, um die Sortierreihenfolge umzukehren.
Ja. Tabellen mit Kontrollkästchen ermöglichen die Mehrfachauswahl von Zeilen. Wenn Zeilen markiert sind, wird die Gesamtsumme der markierten Zeilen angezeigt.
Ja. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Vergrößern" in einer beliebigen Tabelle, um in den Vollbildmodus zu wechseln und eine bessere Übersicht zu erhalten.